דגשים בתהליכי קבלת החלטות

דירקטוריון חברה שאמון על התווית האסטרטגיה העסקית של החברה, נדרש לקיים תהליך קבלת החלטות בכל אחת מישיבותיו, ובכל אחד מהנושאים שנמצאים על סדר היום.

דיני חברות בעולם ובישראל, וביניהם חוק החברות הישראלי, הגדירו כללים משפטיים לגבי תהליך קבלת החלטות על-ידי הדירקטוריון. קיימים סוגים רבים של חברות, כאשר בכל אחת מהן חלים כללים שונים על הדירקטוריון ועל תהליכי קבלת ההחלטות שהוא נדרש לקיים.

את התוספת העיקרית, הניהולית, המהותית והייחודית לחברה בה פועל הדירקטוריון, חייב כל דירקטוריון ללמוד ולעשות בעצמו, או בליווי מקצועי מתאים.

בפתח הדברים, יש לדון בשאלה:  האם תהליך קבלת החלטות, הינו אמנות או מדע?

מודל  Decision Making Science & Art

מודל DMSA שפיתחנו, מספק תשובה הולמת לשאלה זו. אנו משוכנעים שתהליך קבלת החלטות מוצלח מותנה בשילוב נכון בין מדע לבין אמנות. החיבור בין יסודות הדיוק והשיטתיות הגלומות במדע, לבין הגמישות והיצירתיות המאפיינות אמנות, הוא זה שיוצר אופטימיזציה של תהליך קבלת החלטות.

חשוב לזכור שהכושר – Competency – לקבל החלטות, הוא בעל החשיבות הראשונה במעלה, והינו למעשה אחד מן הכישורים (competencies) החשובים ביותר שצריכים להתקיים אצל כל דירקטור ומנהל.

חלק מהבעיות שנוצרות בחברות, מקורן בתהליכי קבלת החלטות בלתי-מתודולוגיים, בהתבססות על מידע בלתי-רלוונטי, בלתי-מהימן, ובלתי-השוואתי. אתר זה "עולה לאוויר" כאשר אנו מצויים בסיומה של מערכה מלחמתית מאוד קשה ומאוד כאובה. מערכה זו נכפתה עלינו, בעיקר משום שלמקבלי ההחלטות לא היה את המידע האיכותי הנדרש לקבלת ההחלטות הנכונות.

בחוק החברות לא נכללו הוראות מפורטות בנוגע לקבלת החלטות בדירקטוריון. בהיעדר הסדר חקיקתי מתאים, נקבעו עם השנים הסדרים מיוחדים לגבי תאגידים מסוימים שלמחוקק היה עניין מיוחד להסדיר את פעילות הדירקטוריונים שלהם. שתי הדוגמאות המאפיינות הן הכללים שנקבעו לגבי ניהול דירקטוריון של תאגיד בנקאי והכללים שנקבעו לגבי עבודת הדירקטוריון בחברה ממשלתית. 

תהליך קבלת החלטות

מעצם מהותן, החלטות הן פרי תהליך, הן התוצאה של התהליך, הן ה-output, של ה-input – מידע איכותי שעבר עיבוד בתהליך נכון ואיכותי. תהליך קבלת החלטות בוחן את התהליך ולא רק את התוצאה. במידה מסוימת, זה מזכיר את האמירה של מורים בבית-הספר היסודי – "התוצאה לא חשובה, חשובה הדרך". ובכן, ביחס להחלטות עסקיות – זו אמירה נכונה, אך רק באופן חלקי. ביסודי, המורים רצו להיווכח שאנו יודעים לעשות נכון את תהליך "החילוק הארוך" (זה שהיינו שמים את "השארית" למעלה), ואולם, בעולם העסקי, יש חשיבות גם להחלטה עצמה. בהקשר השיפוטי, צריך להדגיש שבתי-המשפט אינם בוחנים את איכות ההחלטה, הם בוחנים את איכות המידע שעמד בבסיס ההחלטה ואת איכות התהליך.

חמישה שלבים בתהליך קבלת החלטות על-ידי הדירקטוריון

אנו, במרכז אוחיון, מזהים 5 שלבים מרכזיים בתהליך קבלת החלטות. על מנת למקסם את תהליך קבלת ההחלטות, מומלץ לאמץ תהליך קבלת החלטות מובנה ושיטתי, המנטרל השפעות חיצוניות ושיקולים בלתי-ענייניים, ולהיעזר בדגשים המנחים המובאים להלן.

השלב ראשון:  ההכנה לדיון – לפני הישיבה

הבעיה האופיינית של דירקטוריונים בעולם המודרני היא "אילוץ המידע". בחברות ציבוריות רבות, ואף בחברות פרטיות, מכהנים דירקטורים אשר אינם משמשים בתפקיד ניהולי בחברה. דבר זה יוצר ריחוק בינם לבין מקורות המידע שהם הכרחיים לקבלת החלטות. בעיה זו מתחילה עם הכניסה לתפקיד דירקטור, ונמשכת גם במהלך התפקיד עצמו.

דווקא מסיבה זו, ישנה חשיבות רבה להכנה המוקדמת של חברי הדירקטוריון, טרם התכנסות הדירקטוריון, לרצינותם בלימוד הנושאים העומדים על סדר היום, ובלימוד חומר הרקע ביחס לאותם נושאים. קביעה מסודרת של הנורמות אשר חלות בשלבים שלפני ולאחר ישיבות הדירקטוריון מסייעת ומקילה על תהליך קבלת החלטות בישיבת הדירקטוריון עצמה. הכנה נכונה טרם ישיבת הדירקטוריון מביאה לניצול נכון יותר של ישיבות הדירקטוריון, חוסכת זמן ניהולי ומאפשרת קבלת החלטות יעילה יותר.

דגשים מנחים:

• זיהוי הנושא העומד לדיון וקביעה שהוא בתחום סמכות הדירקטוריון.

• זיהוי כלל הנגזרות של הנושא ואופן ההשפעה הרוחבית והאורכית של החלטה שמוצע לקבלה. "רוחבית" = נכון למועד ההחלטה; "אורכית" = בטווח המיידי, הבינוני והארוך.

• איסוף המידע (ולא רק נתונים; מידע = נתונים שעברו עיבוד), המשמשים בסיס לדיון בנושא, ולקבלת ההחלטה, תוך הבהרת מטרות החברה ביחס אליה.

• בדיקת הצורך בקבלת יעוץ מקצועי חיצוני הן לאיסוף המידע, הן לניתוח המשמעויות שלו.

• עיבוד והצלבה של הנתונים שנאספו במטרה למצוא קשר שבאמצעותו ניתן יהיה לקבל את ההערכה הטובה ביותר ביחס לנושא העומד לדיון, וביחס להחלטות הרצויות, ונגזרותיהן.

• ניסוח חלופות ואלטרנטיבות הולמות לנושא העומד לדיון ולהחלטה בקשר אליו.

  
  

ראו פירוט של שלב זה ב"פנקס כיס לדירקטור/ית"

השלב שני: הדיון – במהלך הישיבה

בעולם הניהול נהוג לחלק את סוגי הישיבות לשתי קבוצות: ישיבות שנועדו למסור ולקבל מידע ("ישיבות עדכון") וישיבות שנועדו לקבלת החלטות. בהשוואה בין שני סוגי הקבוצות, ההבדלים קיימים בכל אחד מחמשת השלבים, בהכנה לדיון, בדיון, בהחלטה, בקביעת דרכי הדיווח על יישום ההחלטה, ובמעקב אחר ביצועה.

בעוד שבישיבת עדכון, רוב המידע נמסר בישיבה עצמה, הרי שבישיבה לקבלת החלטות יש למסור את המידע לפני הישיבה על מנת שניתן יהיה ללמוד אותו לפני הישיבה, ולהציב שאלות ונושאים לבירור – הן לפני הישיבה, הן בישיבה עצמה. בירור ו-וידוא המידע לפני הישיבה יאפשר למשתתפיה להתרכז בישיבה עצמה – בתהליך קבלת ההחלטות.

המאפיין הנכון והראוי של ישיבות דירקטוריון, הוא היותן ישיבות שנועדו לדיון ולקבלת החלטות. קיומו של דיון יעיל ואפקטיבי, הינו חיוני לקבלת החלטות.

מישל: מורי ורבי בעולם העסקי, גרשון זלקינד ז"ל, שהקפיד לקרוא כל מידע ביחס לנושאים שעל סדר היום של דירקטוריונים שהוא השתתף בישיבותיהם, יכול היה להעיר לדירקטור שלא עשה זאת: "האם לא הספקת לקרוא את מה שחילקו לפני הישיבה?"

חשוב לציין שגם בשלב הישיבה מתקיים תהליך של קבלה ואיסוף של מידע ולמעשה הדיון הינו הבסיס לקבלת ההחלטות.

דגשים מנחים:

• בדיקה האם קיים מניין חוקי לפתיחת ישיבת הדירקטוריון.

• בחינה האם מדובר בנושא בעל ענין אישי לחברי הדירקטוריון.

• הצגה שיטתית של שאלות בנוגע לנושא הנדון –

ריכוז של השאלות מופיע ב"פנקס כיס לדירקטור/ית".

השלב השלישי: ההחלטה – במהלך הישיבה

• בחירת חלופה מועדפת מכלל החלופות הרלבנטיות שנבדקו, תוך שקלול כל חלופה בהתאם לרשימת פרמטרים, ובהתאם לכך – הגעה להחלטה.

• קיום הצבעה בהתאם לרוב הנדרש ולזכות הצבעה עודפת (במידה שקיימת, למשל ליו"ר הדירקטוריון)

  
  

ריכוז של ההיבטים הרלבנטיים מופיע ב"פנקס כיס לדירקטור/ית".

השלב הרביעי: דרכי הדיווח והמעקב אחר ביצוע ההחלטה – במהלך הישיבה

מעקב אחר ביצוע ויישום החלטות הדירקטוריון הוא חלק מתהליך קבלת ההחלטות על-ידי הדירקטוריון. זהו השלב החמישי שמופיע להלן. ואולם, שלב זה, אשר יש לקיים בישיבה שלאחר הישיבה בה התקבלה ההחלטה הרלבנטית, מחייב קביעה, כבר בישיבה בה התקבלה ההחלטה, של מועדי הדיווח ותכני הדיווח לדירקטוריון, על יישום ההחלטות, על-ידי המנכ"ל וההנהלה (ובמקרים מסוימים – של ועדת דירקטוריון).

תיעוד ההחלטה ורישומה בפרוטוקול: על-מנת שהחלטות הדירקטוריון יצאו לפועל, וייושמו בדרך שאליה התכוון הדירקטוריון, יש לתעד אותן בפרוטוקול מתאים (אותו יש לשמור במשרדי החברה למשך 7 שנים ממועד הישיבה). הפרוטוקול הוא, בראש ובראשונה, מסמך ניהולי – לתיעוד החלטות הדירקטוריון עבור הדירקטוריון עצמו ועבור מי שאמורים לפעול לפיו, קרי – ועדות הדירקטוריון, המנכ"ל וההנהלה הפעילה, ויש לכלול בו את הפרטים הרלבנטיים.

ריכוז של ההיבטים הרלבנטיים מופיע ב"פנקס כיס לדירקטור/ית".

ראו גם טבלת מעקב אחר יישום החלטות הדירקטוריון

השלב החמישי: המעקב אחר ביצוע ההחלטה – בישיבה הבאה או בישיבות הבאות – לאחר הישיבה בה התקבלה ההחלטה

אם הדירקטוריון הגדיר כבר במהלך הישיבה בה התקבלה ההחלטה את מועדי הדיווח ואת תכני הדיווח של יישום החלטותיו, הרי שבישיבה הבאה – או בישיבות הבאות – על הדירקטוריון לבדוק את יישום החלטותיו, לבחון האם היישום נעשה בדרך אליו התכוון הדירקטוריון, האם היו סטיות מהותיות ממנה, ואם כן – מדוע?

לעיתים, מעקב הדירקטוריון אחר יישום החלטותיו, יוצר מידע חדש אשר עשוי לחייב תהליך חדש או מעודכן של ההחלטה שהתקבלה. לכן, זה מהותי שהדירקטוריון יבחן את יישום החלטותיו.

מה אנו מציעים לכם?  

• יעוץ אינטגרטיבי המותאם לצרכים הפרטניים ו"תפור לפי מידות"

• מיטב המומחים בתחום בעלי ניסיון, ידע, היכרות והבנה עסקית של תהליכי קבלת החלטות והכרת מעמיקה של עבודת הדירקטוריון

• להגיע לחדר הישיבות שלכם, במועד ובשעה הנוחים עבורכם

• להנחות אתכם אודות הדרך הנכונה והאפקטיבית ביותר לקבלת החלטות, למפות עבורכם את הכשלים והבעיות שיש להימנע מהם בעת קבלת החלטות, וללוות אתכם בתהליכי קבלת החלטות בנושאים מהותיים ורגישים

• להניע אתכם לקבלת החלטות המיטיבות עם החברה

צרו קשר

להלן טבלה המרכזת את תהליך קבלת ההחלטות בדירקטוריון של חברה:

לפני הישיבה

הנושא	פירוט
סמכות הדירקטוריון לדון בנושא	לפי הגדרת הסמכויות בחוק ובתקנון; האם התקיים דיון מקדים הכרחי, למשל של ועדת הביקורת או של ועדת התגמול.
כינוס הישיבה	האם הכינוס נעשה על-ידי מי שמוסמך בחוק או בתקנון.
הודעה על הישיבה	זמן סביר, אלא אם נקבע מועד זימון בתקנון.
סדר היום של הישיבה	האם נכללו כל הנושאים שיש לכלול, האם חולק חומר רקע מתאים.
קבלת מידע	האם נמסר המידע.
איסוף מידע	האם יש מקום לבקש מידע נוסף.

במהלך הישיבה

הנושא	פירוט
דירקטור חליף	האם מותר למנותו על-פי התקנון.
מניעות	עניין אישי, אלא אם העניין האישי של רוב חברי הדירקטוריון, אז אין מניעה שישתתפו.
מנין חוקי	לפי התקנון; בדיקת המנין החוקי מבין הדירקטורים שאין להם עניין אישי.
ניהול הישיבה	יו"ר הדירקטוריון.
איסוף וקבלת מידע	מידע נוסף על זה שנמסר.
ניתוח המידע	האם נותני חוות דעת הוזמנו לישיבה.
הצבעה	האם לכל דירקטור יש קול אחד; האם הקולות נספרים לפי שיעורי החזקה של בעלי המניות הממנים.
רוב נדרש	האם נקבע בתקנון רוב מיוחד לנושא הנדון.
זכות הצבעה עודפת	האם יש ליו"ר זכות הצבעה עודפת – חברה ישנה וחברה חדשה; מה נקבע בתקנון.

לאחר הישיבה

הנושא	פירוט
תיעוד החלטות ורישום פרוטוקול	רישום ההליכים בישיבה וצירוף המסמכים הרלבנטיים.
אישור פרוטוקול	אינו חובה, אלא אם נקבע אחרת בתקנון.
הנחיות לביצוע החלטות	תימצות ההחלטות והפיכתן להנחיות ביצוע.
מעקב אחר ביצוע החלטות	מעקב סיסטמטי אחר ביצוע ההחלטות על-ידי ההנהלה.