דירקטורים/ות יקרים/ות, אתם במוקד העניינים. מצפים מכם לנהל נכון יותר את עבודת הדירקטוריון. בחרנו הפעם לצייד אתכם/ן ב-10 דגשים קצרים לניהול נכון יותר של ישיבות הדירקטוריון:

1. תוכנו של סדר היום: סדר היום חייב לכלול את כל הנושאים לדיון, פירוט מילולי מספיק מפורט שלהם (לא לקוני! ואין סעיף "שונות"!), חומר הרקע ביחס לכל נושא – חומרים מפורטים ותקצירים שלהם, והעתקים של מצגות. את סדר היום המלא יש להעביר מספר ימי עסקים לפני הישיבה.

2. סדר הנושאים בסדר היום: הסדר חייב להיות הגיוני. למשל, לא מאשרים דוחות כספיים לפני סקירה מאת המנכ"ל וההנהלה.

3. הקצאת זמן: יש לתכנן את משך ישיבת הדירקטוריון ולהקצות לכל נושא את זמן הדיון הנדרש. העמסת נושאים תוביל לדיונים בלתי מספקים בנושאים מהותיים.

4. המשתתפים: יש לבדוק האם כל מי שצריך להשתתף בישיבה (בנוסף לדירקטורים), אכן משתתף. כמו כן, יש לבדוק האם כל מי שמשתתף אכן צריך להשתתף, ובאיזה שלב של הדיון יש לשתפו.

5. מה / מדוע / איך: יש לזכור להפריד בין שלושת המרכיבים של דיון בכל נושא שעל סדר היום:

   - הגדרה מדויקת של מהות הנושא שעל סדר היום.

   - מדוע הנושא נדון ומה הוא נועד לקדם.

   - איך יש לקיים את הדיון בנושא (מי מציג, מה מציג).

6. בדיקות גנריות: על הדירקטוריון לבצע בכל נושא שורה של בדיקות גנריות. הבדיקות מהוות מעין רשימת תיוג (Check List). לנוחותכם/ן, ריכזנו את הבדיקות ב"פנקס כיס לדירקטור/ית".

7. ייעוץ מקצועי: כשצריך וכשנכון – יש לקבל ייעוץ מקצועי. חשוב להזמין את היועצים המקצועיים לישיבת הדירקטוריון ולשתפם בדיון בנושא בו מומחיותם נדרשת.

8. ועדת דירקטוריון: במקרים מסוימים עדיף למנות ועדת דירקטוריון אד-הוק לטיפול וליווי נושא מהותי מסוים. חשוב להסדיר את תפקידיה, סמכויותיה ואופן דיווחיה לדירקטוריון.

9. פרוטוקולים: בעקבות הפסיקה החדשה אשר מעניקה חשיבות רבה לפרוטוקולים של ישיבות הדירקטוריון, אנו מציעים לאמץ גישה מתאימה. מעבר להיות הפרוטוקול מסמך ניהולי חשוב, מהיבט האחריות – יש להתייחס לפרוטוקול גם כאל הנספח העיקרי לכתב ההגנה (נספח א'….), ולכלול בו את כל הדברים המהותיים שנדונו בישיבה.

10. דיווח ומעקב: חשוב להסדיר את מועדי הדיווח ותכני הדיווח לדירקטוריון על ביצוע החלטותיו. אפשר לעשות זאת כדיווח בכתב או בעל-פה בכל ישיבה או אחת לרבעון (לפחות).